Het bespreken van functioneren

Delegeren en presteren

Als manager probeert u uw medewerkers vaak verantwoordelijkheid te geven en waar mogelijk vrijheid te gunnen. U wilt wellicht niet van minuut tot minuut naast uw medewerker staan om te zien wat hij of zij precies aan het doen is. Op basis van van uw eigen waarnemingen en op basis van feedback door collega's, klanten en partners, heeft u best een mening over het functioneren van uw medewerkers, maar het is moeilijk om die mening te kwantificeren en goed onder woorden te brengen. Nog moeilijker is het soms om het gevoel met feiten en voorbeelden te onderbouwen.

Veel managers zien dan ook op tegen functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken of gesprekken over persoonlijke ontwikkeling (POP). Naast bovengenoemde reden, zijn er nog een aantal redenen aan te voeren:

1. Medewerkers zijn vaak beter op de hoogte over het onderwerp van gesprek: het functioneren.
2. Medewerkers hebben niet altijd een reëel beeld ten aanzien van hun eigen prestaties.
3. Managers nemen (of hebben) soms te weinig tijd voor de voorbereiding en hebben daardoor een onrustig gevoel tijdens het gesprek.
4. Als zaken als beloning en salaris ter discussie komen, dan kan het gesprek de vorm aannemen van een (onprettige) onderhandeling.

Veel managers zullen zich in bovenstaande punten herkennen. Maar het is dan wel vaak hun eigen fout, want er zijn voldoende middelen voorhanden om dergelijke gesprekken wel op een goede manier en met een goed gevoel plaats te laten vinden.

Maak gebruik van hulpmiddelen

Doe het niet alleen. Maak gebruik van middelen die voorhanden zijn. De volgende middelen zijn zeker de moeite waard:

1. Gebruik een gehele of gedeeltelijke '360 graden feedback'-aanpak, waarbij bijvoorbeeld een klant, een collega, u en de medewerker zelf een evaluatie invullen over het functioneren van uw medewerker.
2. Maak gebruik van competentieprofielen om inzichtelijk te maken wat u van de functie verwacht en hoe u aankijkt tegen het functioneren van uw medewerker.
3. Maak gebruik van een duidelijk protocol voor het gesprek. U hoeft zo'n protocol niet strak te volgen, maar het kan u helpen alle relevante onderwerpen aan bod te laten komen.
4. Zorg ervoor dat voor aanvang van het gesprek duidelijk is wat performance is van uw medewerker op basis van Key Performance Indicatoren, zoals verzuim, bezettingsgraad, omzetrealisatie of andere zaken die u kunt meten. Zet de prestaties ook af tegen prestaties van collegae met dezelfde functie. Meten is weten. Voor dit soort gesprekken absoluut onmisbaar.

Er zijn vele mogelijke implementaties van 360 graden feedback voor te stellen. Er bestaan ook veel systemen (vaak ook Learning Management Systemen - LMS) die dit ondersteunen. Het belangrijkste is echter dat de medewerkers wordt geconfronteerd met meer meningen dan alleen uw mening over zijn of haar functioneren.

Een competentie is een wezenlijke activiteit in het kader van de betreffende functie waarvoor het noodzakelijk is om bepaalde kennis, vaardigheden, inzichten of een bepaalde houding in huis te hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan effectieve communicatie met klanten of het commercieel goed uitvoeren van projecten. Deze competenties probeert u voor de functie in kaart te brengen en daarbij geeft u aan of uw medewerker aan het gewenste beeld voldoet. Dit kan mooi worden gecombineerd met '360 graden feedback'.

Een protocol dient als richtlijn voor uw gesprek met de medewerker. In het protocol, voor bijvoorbeeld een functioneringsgesprek, legt u vast welke onderwerpen aan bod moeten komen en wat u wel en niet over die onderwerpen wilt zeggen. Een protocol kan ook de vorm hebben van een formulier dat u vooraf of tijdens het gesprek invult. Het voordeel van een formulier is dat u meteen wordt gedwongen om afspraken en bevindingen vast te leggen.

KPI's opstellen voor het persoonlijk functioneren van uw medewerkers zorgt ervoor dat u tijdens het gesprek niet alleen over 'uw gevoel' hoeft te spreken, maar dat u ook enkele feiten op tafel kunt leggen. Iemand kan bijvoorbeeld aangeven dat hij/zij meer opleidingen wilt volgen. Het is dan nuttig dat u direct paraat heeft dat de betreffende persoon het afgelopen jaar juist al relatief veel opleidingen gevolgd heeft.

Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat u het gesprek goed voorbereidt en dat u vooraf goed inschat welke onderwerpen tot discussie zullen leiden. Bepaal vooraf duidelijk uw standpunten en uw marges voor afwijking van deze standpunten.

Tot slot adviseren we u om elk gesprek goed schriftelijk vast te leggen, uw medewerker te laten tekenen op het formulier en te zorgen voor een goed vervolg door vast te leggen welke actiepunten uit het gesprek voortkomen.

Een goede voorbereiding en een goede onderbouwing zorgt ervoor dat u met zelfvertrouwen het gesprek in kunt gaan en dat uw medewerker het gesprek als nuttig zal ervaren. Onthoud dat het gesprek voor uw medewerker belangrijk is. U toont respect voor uw medewerkers door serieus met het gesprek om te gaan. Het komt ongetwijfeld de prestatie van uw organisatie en daarmee uw functioneringsgesprek met uw baas of aandeelhouders weer ten goede...

Deze tekst is samengesteld door Management Start.
(c) 2006

Reageer op dit artikel...