Besparingen door procesoptimalisatie in het MKB

Door: Joost van Gils

MKB en kostenbeheersing

In tijden van economische groei is het midden- en kleinbedrijf minder gericht op het realiseren van besparingen. Toch verdient dit onderwerp ook in tijden van economische groei de volle aandacht. Besparingen zorgen immers voor de groei van het eigen vermogen, waarmee weer andere doelstellingen (zoals expansie of productontwikkeling) gefinancierd kunnen worden. Grote ondernemingen hanteren veelal kwaliteit- en verbeterprogramma's voor het realiseren van besparingen die ook in betere tijden gewoon door blijven lopen. Door het continu optimaliseren van bedrijfsprocessen behalen zij steeds weer besparingen.

De opbrengsten hiervan worden geïnvesteerd in het verbeteren van de concurrentiepositie. Zo profiteren zij van zowel de aantrekkende economie als van de intern behaalde besparingen. Dit is vaak anders in het MKB. Door een aantrekkende markt worden er meer producten of diensten verkocht, waardoor de winst toeneemt. De kansen ten aanzien van mogelijke besparingen blijven hierbij liggen door:

• - het gebrek aan prikkels ten aanzien van krappe financiële middelen,
• - het tekort aan personeel. Vanwege de hogere vraag is immers eenieder bezig met het productieproces,
• - het gebrek aan specifieke kennis van procesoptimalisatie methodieken.

Een gemiste kans dus voor het MKB. Deze bedrijven dienen juist in tijden van economische groei hun concurrentiepositie te verstevigen en eigen kapitaal op te bouwen om in slechtere tijden het hoofd boven water te kunnen houden. Vaak wordt vergeten dat de investering voor het behalen van een besparing binnen een zeer korte termijn terug te verdienen is.

Een goed besparingsvoorstel wordt dan ook net als iedere andere investering voorafgegaan door een businesscase waarin de terugverdienperiode (Return Of Investment, ROI) is vastgesteld. Lijnmanagers hebben vaak juiste vermoedens ten aanzien van mogelijke besparingen binnen hun bedrijfsprocessen. Zij kunnen het best ondersteund worden door externe expertise die 'hands-on' deze vermoedens middels een gedegen analyse bevestigen, met een onderbouwde oplossing komen en deze vervolgens ook implementeren.

Een voordeel hierbij is dat de lijnmanager zich geheel kan richten op de productie (of service), terwijl de procesoptimalisatie specialist geheel is toegewijd aan de verwezenlijking van het besparingsvoorstel. Er zijn vele methodes om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Lean Six Sigma is zo´n methode en is de laatste tijd erg in opkomst. Vele grote bedrijven in de telecom-, automotive- en energiebranche hanteren deze methode, omdat achteraf cijfermatig onomstotelijk wordt bewezen dat het beoogde resultaat is behaald.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma biedt een gestructureerde aanpak waarmee de pijnpunten (oorzaken voor het slecht functioneren) van het proces worden blootgelegd. Dit alles door het verrichten van metingen in de processtappen en het statistisch analyseren van de meetresultaten. De Lean Six Sigma methode legt zelfs op dat de gekozen oplossing voor optimalisatie zichzelf een pilotfase bewijst, waarna het proces geheel "in control" kan worden achtergelaten.

In deze berekenende methodiek speelt ook creativiteit een rol. Het kiezen van een oplossing voor de optimalisatie kan immers niet standaard worden voorgeschreven. De enige standaard die voor oplossingen kan worden geboden is dat een oplossing dient te voldoen aan 2 eisen:

1. Zo laag mogelijke kosten voor implementatie en onderhoud; de oplossing dient het liefst gebaseerd te zijn op de bestaande infrastructuur en bemensing.
2. Zo eenvoudig mogelijk in het gebruik (geen extra opleidingen benodigd).

In veel gevallen kan de oplossing worden gevonden in de automatisering. Voorbeelden van oplossingen zijn bijvoorbeeld:

1. Het slimmer ontsluiten van gegevens in eigen databestanden waardoor meer upselling kan worden bereikt.
2. Het optimaal geautomatiseerd gebruik maken van openbare Internet gegevens voor bijvoorbeeld klantenbehoud.
3. Het optimaal gebruik maken van kantoorautomatisering om de taken van de medewerkers te versnellen en te vereenvoudigen.

Investeren in hard- en software

Indien er aanpassingen benodigd zijn in de hard- of software, hoeft deze investering meestal niet groot te zijn. Uitgangspunt is dat gedane ict-investeringen in een onderneming zo lang mogelijk dienen te renderen. Dit kan worden bereikt door slimmere integratie van de databestanden met de (in het algemeen genomen in het MKB aanwezige-) Microsoft Office suite. Hiermee kunnen ongekende resultaten worden behaald zonder grote investeringen.

Deze oplossing /aanpak blijkt zelfs in grote bedrijven uitstekend te werken. Zogenaamde "success-stories" zijn onder andere op Microsoft Outlook gebaseerde PDA-oplossingen voor buitendienstmedewerkers die communiceren met de binnendienst, Microsoft Access-oplossingen voor klantenafdelingen en eenvoudige interfacing op basis van XML, tekstbestanden of Excel sheets.

Al met al uitstekende werkbare oplossingen die naast lage kosten ook nog eens snel ontwikkeld en geïmplementeerd kunnen worden. De combinatie van "Lean Six Sigma" en “kantoorautomatisering” kan voor het MKB op ieder vlak succesvol zijn. Samen met de lijnmanager kan ieder proces worden aangepakt en een daadwerkelijk meetbaar positief besparingsresultaat opleveren. Denkt u eens in wat dit voor u zou kunnen opleveren...

Joost van Gils is Lean Six Sigma Blackbelt gecertificeerd. Via zijn bedrijf, 1IC, adviseert en ondersteunt hij bedrijven bij het implementeren van de Lean Six Sigma-methodiek

Zie ook: www.1IC.nl

Reageer op dit artikel...