Management van organisatiecultuur

Explicitering van cultuur

Cultuur is iets dat vaak niet expliciet wordt aangestuurd in organisaties. Volledig onterecht, want de cultuur bepaalt hoe mensen met elkaar omgaan, hoe er wordt omgegaan met afspraken en welke betrokkenheid van mensen wordt verwacht. Processen kunnen worden gedefinieerd, maar voor de implementatie van de processen is het noodzakelijk dat er inzicht is in de bedrijfscultuur. En zonodig moeten we proberen de cultuur aan te passen.

Beïnvloeding van de bedrijfscultuur is niet makkelijk. Het vergt meer dan het nemen van een beslissing of het doen van een investering. Cultuur ontstaat als gevolg van menselijk gedrag. En menselijk gedrag kunnen we sturen. Door regels, door beloning, door communicatie.

Laten we eens proberen een voorbeeld uit te werken:

Het streven is veelal te komen tot een organisatie waarin het teamgerichte functioneren centraal staat. Dit team bestaat dan bijvoorbeeld uit de professionals, het management, resource planning en accountmanagement. Iedereen binnen dit team dient zich te herkennen in de ideeën en doelstellingen van de organisatie. Alleen dit kan leiden tot de intrinsieke motivatie om zich honderd procent in te zetten voor de afdeling.

Informeel contact tussen de teamleden dient gestimuleerd te worden om de onderlinge communicatie en waardering te doen bevorderen. Het gevaar dat externe ontwikkelingen een potentiële bedreiging vormen voor de continuïteit van de organisatie, wordt onderkend. Dit continuïteitsrisico dient verminderd te worden door frequente communicatie met alle leden uit het team.

Er dient een atmosfeer te ontstaan waarin de leden van het team elkaar met respect bejegenen en waarin op basis van dit respect en met de nodige objectiviteit het functioneren van een ieder bespreekbaar gemaakt kan worden. Duidelijkheid bij terugkoppeling bij het functioneren en bij het maken van werkafspraken is onmisbaar voor een voorspoedige ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie.

Kennisuitwisseling is onontbeerlijk in de huidige kennisintensieve samenleving. Kennis vormt het kapitaal van bedrijven. Het streven is een organisatie te zijn waarin kennisuitwisseling zowel intern als extern (met andere afdelingen) door iedereen als noodzakelijk, maar ook als zeer prettig wordt ervaren.

Door de vaak hoge werkdruk bij werknemers dient er sprake te zijn van een gezonde balans tussen inspanning en ontspanning. Bij het streven naar optimale bedrijfsresultaten mag dit, ook in het belang van de toekomst, nooit uit het oog verloren worden.

Conclusies

Om de genoemde cultuur in de organisatie vorm te geven, kan niet een eenduidig actieplan opgesteld worden. In het algemeen zullen de volgende acties echter een bijdrage leveren:

1. Faciliteer kennisuitwisseling door het beschikbaar stellen van de benodigde infrastructuur, het organiseren van kruisbestuivingssessies, het belonen van kennisuitwisseling, etc.
2. Organiseer en stimuleer de organisatie van informele contactmomenten als afdelingsuitjes.
3. Stimuleer communicatie en interactie op bijeenkomsten.
4. Maak duidelijke (niet ambigue) afspraken.
5. Zorg voor een goed gestructureerde terugkoppeling op het functioneren.
6. Bewaak de individuele belasting van medewerkers.
7. Communiceer en beargumenteer strategische beslissingen.
8. Probeer commitment te krijgen voor doelstellingen door medewerkers bij beleidsvorming te betrekken.
9. Stimuleer aandacht voor het individu op een positieve manier.
10. Benadruk individuele en collectieve kwaliteiten.
11. Zorg voor een goede begeleiding van medewerkers, waarbij het functioneren genuanceerd en op basis van eerlijke argumenten wordt besproken.
12. Zorg voor duidelijkheid en voorkom onnodige discussie.
13. Beloon communicatie tussen medewerkers en management en veroordeel een gebrek aan bereidheid tot communicatie.

Wellicht bieden bovenstaande punten geen garantie tot 100% succes. Maar de cultuur zal ten positieve worden gekeerd. Een meer productieve omgeving kan worden bewerkstelligd.

Deze tekst is samengesteld door Management Start.
(c) 2006

Reageer op dit artikel...