Nieuwe medewerkers snel laten renderen

Grote investering

Het werven, selecteren en contracteren van nieuwe medewerkers is een intensief proces waarmee vaak aanzienlijke investeringen gemoeid zijn. De kosten van bijvoorbeeld advertenties, wervingsbureaus en de interne kosten die met het proces gemoeid zijn, zijn vaak niet mis. Op zich is het logisch dat u niet beknibbelt op het werving- en selectietraject. De kosten die aan personeel gerelateerd zijn, zijn vaak immers ook aanzienlijk. Het gaat daarbij niet alleen om de salariskosten en de emolumenten, maar zeker ook om de inzet van u en uw overige personeel om de nieuwe collega(e) in te werken.

Bij de meeste investeringen hanteert u investeringselectiemethoden bij het wegen van alternatieven en probeert u bijvoorbeeld de terugverdientijd of de netto contante waarde op een bepaald moment te berekenen. U beseft dat de middelen van uw organisatie beperkt zijn en dat u deze middelen dus op de meest strategisch waardevolle wijze zult moeten inzetten om tot optimale continuïteit van uw organisatie te komen. Ook het in dienst nemen van personeel is een aanzienlijke investering. Het strekt dus tot aanbeveling om op een goede manier met deze investering om te springen.

Een vreemde zaak

Het gaat er in dit verband niet direct om een goede manier te vinden om de ROI van uw personeel te berekenen. Veel interessanter is de vraag hoe we de inzet van ons personeel optimaal kunnen laten renderen. Over dit onderwerp zijn echter boeken vol geschreven. Onderwerpen als competentiemanagement, opleiding en ontwikkeling, performance management, human asset management en andere aan personeel gerelateerde onderwerpen krijgen in het veld van algemeen management al voldoende aandacht. De praktijk van human resource management mag dan vaak nog weerbarstig zijn, we willen hier even kort stil staan bij een andere vraag: 'Hoe kunnen we de terugverdientijd van nieuw personeel minimaliseren?' Of met andere woorden: 'Hoe zorgen we ervoor dat ons nieuwe personeel zo snel mogelijk is ingewerkt?

Het is immers een beetje een vreemde zaak dat er veel aandacht wordt besteed aan het verwerven van nieuw personeel, maar dat het inwerken van dat nieuwe personeel vaak erg ongestructureerd, heel generiek of ondoelmatig wordt uitgevoerd. Veel organisaties kennen wel een soort inwerkprogramma of introductieprogramma waarin mensen kennis maken met de organisatie. Vaak gaat het daarbij om hele algemene en generieke trajecten van soms een dag of soms een wat langere periode. Tijdens deze periode wordt vaak aandacht besteed aan algemene informatie over de organisatie en praktische zaken als kennismaking met enkele collegae, invulling van secundaire arbeidsvoorwaarden als pensioen, telefoon of auto en misschien iets over de waarden en normen van de organisatie.

Er wordt vaak niet erg structureel naar een snelle en optimale inzetbaarheid van medewerkers toegewerkt. Of het nu door drukte komt, door onvermogen of door gebrek aan interesse: vaak wordt een nieuwe medewerker min of meer aan zijn of haar lot overgelaten. Ook wordt de verantwoordelijkheid voor de inwerkperiode door managers vaak afgeschoven aan een collega die het inwerken er 'maar even bij moet doen'. Normaal gesproken zouden we de inwerkperiode van nieuwe medewerkers net zo serieus moeten nemen als de werving en selectie. In sommige organisaties is de balans zoek. Als we thuis een nieuwe televisie aanschaffen, verwachten we toch ook niet dat de TV zelf uit de doos komt, op de juiste plaats gaat staan en vervolgens de juiste kanalen programmeert? We geven hieronder daarom een aantal aanbevelingen, dat u wellicht kan helpen om nieuwe medewerkers goed en snel in te werken en dus snel te laten renderen.

Bepaal uw uitgangspunten

Voordat uw nieuwe medewerker zich meldt voor zijn of haar eerste werkdag, is het handig dat u al weet wat uw uitgangspunten zijn voor die nieuwe medewerker. Wat zijn uw verwachtingen? Wanneer moet hij of zij 100% inzetbaar zijn? Wat kunt u redelijkerwijs van die nieuwe medewerker verwachten? Waar denkt u dat uw organisatie zal moeten helpen? Hoe wilt u dat de nieuwe medewerker zich gaat opstellen? Als u zelf uw gedachten heeft bepaald, is het eenvoudiger om nieuwe medewerkers goed te (laten) begeleiden tijdens de eerste stappen in het werk.

Bereid de komst voor

U weet meestal ruim van te voren wanneer een nieuwe medewerker zich zal melden. U kunt dus ook vooraf een aantal zaken voorbereiden. Laat een netwerk- en mailaccount aanmaken, maak een werkplek vrij, reserveer evt. een computer, telefoon, etc. Zorg ervoor dat de salarisadministratie voorbereid is en dat secundaire arbeidsvoorwaarden als pensioen etc. geregeld zijn. Uw nieuwe aanwinst zal zich welkom voelen en bovendien overtuigd zijn van de professionaliteit van uw organisatie.

Stel een inwerkplan op

In feite is het inwerken van een nieuwe collega een project. U weet wat u wilt bereiken en wanneer dat gerealiseerd moet zijn. Het ligt dan ook voor de hand om een projectplan op te stellen voor de inwerkperiode. In dit plan legt u met uw nieuwe medewerker vast hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat u van de medewerker in deze periode verwacht. Het geeft de nieuwe medewerker enige houvast ten aanzien van de route die hij of zij zal volgen de eerste weken of maanden. Een inwerkplan of introductieprogramma kan vele vormen aannemen. Ter illustratie hebben voor u een voorbeeld gemaakt van een inwerkplan:

>> Inwerkplan

U kunt dit plan uiteraard naar eigen inzicht aanpassen en inzetten.

Leg praktische zaken vast

Vooral de eerste periode zal uw nieuwe medewerker moeite hebben met praktische zaken als declaraties, verlof opnemen, ziekmelding, etc. Misschien heeft u die zaken opgenomen in een personeelsgids. Zorg er dan voor dat die bijgewerkt is en maak de inhoud beschikbaar voor uw nieuwe medewerkers. Als u geen personeelsgids heeft of als deze zaken daarin niet zijn opgenomen, maak dan een kort overzicht voor uw medewerkers. Het scheelt u tijd, het zorgt ervoor dat de betreffende processen goed blijven verlopen en het voorkomt dat uw nieuwe medewerker het gevoel heeft dat hij of zij 'domme vragen' moet stellen.

Maak collegae medeverantwoordelijk

Het succes van de inwerkperiode is grotendeel afhankelijk van de opstelling van de directe collegae. Maak aan hen duidelijk dat zij medeverantwoordelijk zijn voor het succes van de nieuwe collega. Maak ook duidelijk dat het inwerken prioriteit moet krijgen. Benoem bijvoorbeeld ook een directe collega als mentor. Ook als u mogelijk weerstand tegen de nieuwe collega verwacht of als u verwacht dat er een competitie gaat ontstaan, kan het handig zijn om de betrokkenen verantwoordelijk te maken voor het succes van de nieuwe collega.

Een nieuwe medewerker is een echte medewerker!

Neem uw nieuwe medewerkers vanaf het begin serieus en behandel hen als elke andere medewerker. Luister goed naar hen en zorg ervoor dat ook de nieuwe medewerkers hun dag nuttig besteden. Vaak gebeurt het dat we nieuwe medewerkers 'een beetje laten aanrommelen' en niet serieus naar hen luisteren en hen ook nog niet serieus aansturen. U rekt hiermee de inwerkperiode onnodig op en bovendien diskwalificeert u hiermee uw nieuwe aanwinsten en daarmee uzelf. Uw nieuwe medewerkers hebben misschien nog niet bedrijfspecifieke ervaring, zij zijn echter ook nog niet 'besmet' met zaken die binnen uw organisatie gebruikelijk zijn, maar misschien wel helemaal niet logisch of effectief.

Deze tekst is samengesteld door medewerkers van Management Start.

Reageer op dit artikel...