Een woordvoerder speelt een belangrijke rol in het ontwikkelen en implementeren van de communicatie strategie van een organisatie. Dit houdt in dat zij ervoor zorgen dat de boodschap consistent en helder gecommuniceerd wordt naar zowel interne als externe stakeholders. Het begint met het identificeren van kernboodschappen en het in kaart brengen van de doelgroepen. De woordvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van communicatiematerialen, zoals persberichten en nieuwsbrieven, die aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
Een belangrijke taak van de woordvoerder is het onderhouden van sterke relaties met de media. Dit omvat het actief benaderen van journalisten en redacties, het organiseren van persconferenties en het beantwoorden van vragen van de pers. Een goede woordvoerder weet hoe ze de aandacht van de media kunnen trekken en kan bovendien effectief omgaan met eventuele negatieve publiciteit. Het drukt de verantwoordelijkheid van de organisatie uit en heeft invloed op de reputatie; een vaardige woordvoerder is hierin onmisbaar.
Tijdens een crisis is de rol van de woordvoerder belangrijk. Ze coördineren de communicatie rondom gevoelige of onverwachte situaties en zorgen ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment wordt verstrekt. Het waarborgen van transparantie is van groot belang om vertrouwen bij het publiek en de stakeholders te behouden. De woordvoerder fungeert als het gezicht van de organisatie in moeilijke tijden, waarbij het belangrijk is om kalm en professioneel te blijven en tegelijkertijd de belangen van de organisatie te beschermen.
