De SMART methode is een manier om doelen zo op te schrijven dat iedereen zich hetzelfde erbij voorstelt. George T. Doran introduceerde de term in november 1981 in het tijdschrift Management Review. Zijn oorspronkelijke versie had het over Specific, Measurable, Assignable, Realistic en Time-related. Latere varianten vervingen Assignable door Achievable en Realistic door Relevant, en in het Nederlands lees je meestal Acceptabel en Realistisch.
Doran schreef voor managers die doelen voor een afdeling moesten opstellen. Hij gaf zelf aan dat je doelen niet op elk managementniveau kunt kwantificeren. Dat staat in de meeste Nederlandse uitleg niet, terwijl het voor een leidinggevende een bruikbare nuance is. Tegenwoordig komt SMART terug in functioneringsgesprekken, projectplannen, ontwikkelplannen en ondernemingsplannen.
Elke letter beantwoordt een vraag. Stel je die vijf vragen bij elk doel dat je opschrijft, dan haal je de meeste vaagheid er al uit.
Een specifiek doel beschrijft wat je wilt bereiken, zo concreet dat een buitenstaander het kan navertellen. Handige vragen zijn: wat wil je bereiken, waarom, wie is erbij betrokken, waar gebeurt het en welke middelen heb je nodig? Woorden als "beter", "meer" en "efficiënter" zijn een waarschuwing. Ze zeggen niet hoeveel beter, of voor wie.
Vraag jezelf af hoe je over drie maanden ziet dat het gelukt is. Vaak is dat een getal, zoals een percentage, een score of een aantal. Niet alles is te tellen. Spreek dan af welk bewijs telt, bijvoorbeeld een afgerond gesprek, een opgeleverd document of een beoordeling aan de hand van vaste punten.
Hier gaan twee vragen schuil. Is het doel haalbaar met de tijd, de middelen en de vaardigheden die er zijn? En staat degene die het moet doen erachter? Een doel dat je oplegt, krijgt zelden energie. Een doel dat je samen formuleert, wel.
Draagt het doel bij aan wat het team of de organisatie nodig heeft? En is het binnen de beschikbare tijd te halen met deze mensen? Een doel dat niets oplevert voor de grotere plannen is zonde van de inspanning, ook als het netjes is opgeschreven.
Noem een datum. "Dit jaar" of "binnen twee jaar" schuift vanzelf op, terwijl "voor 1 oktober" dat niet doet. Plan daarnaast tussenmomenten, zodat je op tijd bijstuurt.
De A en de R van SMART krijgen in elke bron een andere invulling. Dat zorgt voor verwarring, zeker als je in een team met verschillende uitleg werkt. Dit overzicht laat zien hoe de varianten zich tot elkaar verhouden.
| Letter | Doran (1981) | Veelgebruikt in het Nederlands | Engelse variant |
| S | Specific | Specifiek | Specific |
| M | Measurable | Meetbaar | Measurable |
| A | Assignable | Acceptabel | Achievable |
| R | Realistic | Realistisch | Relevant |
| T | Time-related | Tijdgebonden | Time-bound |
Als leidinggevende hoef je geen variant te kiezen om te winnen. Stel gewoon de vragen achter alle varianten. Voor de A: kan en wil de medewerker dit doen? Voor de R: past het bij wat het team nodig heeft en is het in de beschikbare tijd te doen? Doran bedoelde met Assignable bovendien dat je weet wie verantwoordelijk is. Zet dus bij elk doel één naam.
Houd het aantal doelen beperkt. Een vuistregel uit de praktijk noemt drie tot zeven doelen tegelijk. Voor één medewerker is dat al veel, dus begin met twee of drie.
De voorbeelden hieronder zijn verzonnen. Vervang de cijfers door je eigen uitgangssituatie voordat je ze overneemt.
| Vaag doel | SMART doel |
| Het team moet klantgerichter worden | Voor 31 maart haalt het team een gemiddelde klanttevredenheid van 8,0 of hoger in de maandelijkse enquête. Nu is dat 7,4. |
| Minder verzuim | Het verzuimpercentage van de afdeling daalt voor 1 juli van 6 naar 5 procent, doordat ik elke maand met het team de oorzaken doorspreek. |
| Een medewerker moet beter leren presenteren | In het tweede kwartaal volgt de medewerker een presentatietraining van twee dagen en geeft voor 30 juni één klantpresentatie. We beoordelen die samen aan de hand van drie afgesproken punten. |
| Het project moet snel af | De nieuwe offertetool staat voor 15 november live en minimaal 80 procent van de verkopers gebruikt hem dan. |
| Meer omzet (mkb) | De omzet uit bestaande klanten groeit dit jaar met 8 procent. Elk kwartaal bel ik alle klanten met een jaarcontract. |
Let op wat deze voorbeelden gemeen hebben. Er staat een getal in, een datum en een duidelijke verantwoordelijke. Het gewenste resultaat staat voorop, en de aanpak volgt daarna.
Een SMART doel werkt het best als je het samen met de medewerker schrijft. Laat de medewerker voor het gesprek een eerste voorstel maken en bespreek dat. Je hoort dan meteen of het doel acceptabel is en wat iemand nodig heeft om het te halen.
Plan tussendoor korte check-ins van een kwartier. Zo zie je vroeg of het doel nog haalbaar is en kun je bijstellen voordat de deadline nadert. Wordt een doel niet gehaald, kijk dan eerst naar de oorzaken. Soms was het doel te groot, soms veranderde de situatie en soms ontbrak er een middel. Een nieuw SMART doel formuleren kost weinig tijd en levert meer op dan een beoordeling achteraf.
Voor een ontwikkelplan werkt dezelfde aanpak. Koppel een leerdoel aan een resultaat in het werk, bijvoorbeeld "na de training leid ik zelf de weekstart". Dan weet je allebei waarvoor iemand de training volgt.
| Fout | Waarom het misgaat | Betere versie |
| Te veel doelen tegelijk | De aandacht raakt verdeeld en niets krijgt prioriteit. | Kies er twee of drie per medewerker. |
| Geen eigenaar | Niemand voelt zich verantwoordelijk. | Zet één naam bij het doel. |
| Een deadline die meebeweegt ("dit jaar") | Elke dag uitstel lijkt oké. | Noem een datum en plan tussenmomenten. |
| Activiteit in plaats van resultaat ("drie trainingen volgen") | Je meet inspanning, geen effect. | Beschrijf wat er na de training anders moet zijn. |
| Een doel zonder draagvlak | Het wordt hooguit formeel nagekomen. | Formuleer het samen en bespreek de A. |
| Meerdere doelen in één zin | Het is onduidelijk wanneer je geslaagd bent. | Splits het in aparte doelen. |
SMART is een schrijfhulp en geen strategie. De methode zegt niet welk doel belangrijker is dan een ander en ook niet hoe doelen samenhangen. Wie alleen SMART gebruikt, heeft goed geformuleerde doelen zonder richting.
Niet alles laat zich kwantificeren, en Doran zag dat zelf ook. Bij creatief werk, onderzoek of werk met veel onzekerheid is een getal vaak schijnzekerheid. Stel dan doelen over gedrag of proces, zoals "elke week twee experimenten uitvoeren en bespreken".
Daarnaast bestaat er spanning tussen realistisch en uitdagend. Sommige bronnen adviseren doelen net boven het huidige niveau te leggen, met een slagingskans van ongeveer 50 procent, omdat dat extra energie geeft. Dat lijkt in strijd met "realistisch". Je lost het op door het SMART doel zelf scherp te houden en vooraf af te spreken wat een goed resultaat is en wat een uitstekend resultaat.
Onderzoek naar doelen stellen laat zien dat duidelijke en uitdagende doelen vaak beter presteren dan vage voornemens. Dat pleit voor SMART, maar het bewijst niet dat elke SMART formulering werkt. Het oorspronkelijke SMART kader had volgens Wikipedia ook geen eigen theoretische of empirische basis.
| Methode | Wat het toevoegt | Wanneer het past |
| SMART | Vijf criteria om één doel scherp op te schrijven | Individuele doelen, teamdoelen en gesprekken |
| SMARTER | Breidt SMART uit met onder meer een evaluatiestap. De invulling van de extra letters verschilt per bron. | Als je het doel actief wilt blijven bijsturen |
| SMARTI | Voegt Inspirerend toe, zodat het doel het team ook echt motiveert | Als draagvlak in het team de grootste uitdaging is |
| OKR | Een ambitieuze richting (Objective) met meetbare resultaten (Key Results) binnen de hele organisatie | Als je doelen op meerdere niveaus op elkaar wilt laten aansluiten |
Teams combineren deze methoden vaak. Het OKR geeft dan de richting en de SMART doelen beschrijven de afzonderlijke resultaten.
Loop deze vragen langs voordat je een doel vastlegt:
Een sjabloon om in te vullen:
Voor [datum] [wie] [wat], gemeten aan [meetpunt], doordat [aanpak]. Eigenaar: [naam]. Evaluatie op [datum].
Ingevuld: "Voor 30 juni haalt team Support een gemiddelde reactietijd van vier uur, gemeten in het ticketsysteem, doordat we dagelijks om negen uur de openstaande tickets verdelen. Eigenaar: Mila. Evaluatie op 15 april."
De veelgestelde vragen komen uit ons eigen onderzoek!
SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bij de A en de R zie je ook haalbaar en relevant.
De term komt van George T. Doran, die hem in november 1981 gebruikte in Management Review.
Acceptabel gaat over draagvlak: staat degene die het doel haalt erachter? Haalbaar gaat over middelen en vaardigheden. Realistisch gaat over de vraag of het doel in de beschikbare tijd te halen is.
Een vuistregel noemt drie tot zeven. Voor één medewerker zijn twee of drie meestal genoeg.
Te veel doelen, geen eigenaar, een deadline zonder datum, activiteiten in plaats van resultaten en doelen waar de medewerker niet achter staat.
Formuleer het doel samen, geef het één eigenaar, plan tussenmomenten en bespreek de voortgang in een vast overleg.
Een doel is het resultaat dat je wilt bereiken. Een actie is wat je doet om daar te komen. Een SMART doel beschrijft het resultaat en noemt hooguit de aanpak.
SMART is een manier om één doel scherp op te schrijven. OKR is een systeem waarin doelen op meerdere niveaus aan elkaar gekoppeld zijn.
Als het werk zich niet in cijfers laat vangen, als je alleen het doel opschrijft zonder richting, of als het team er niet achter staat.
Pak één vaag doel dat nu bij je team ligt. Loop de checklist langs, herschrijf het met het sjabloon en bespreek het deze week met degene die het gaat uitvoeren.
